Artikel

UPT Perpustakaan Proklamator Bung Hatta menuju Wilayah Birokrasi Bersih dan Melayani

Bukittinggi - UPT Perpustakaan Proklamator Bung Hatta telah mendapatkan predikat Wilayah Bebas dari Korupsi Berdasarkan Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi pada tahun 2020. Selanjutnya pada tahun 2021 UPT Perpustakaan Proklamator Bung Hatta berupaya menjadi unit kerja percontohan Zona Integritas menuju wilayah birokrasi bersih dan melayani dengan memperkuat area-area perubahan birokrasi internal dan eksternal, khususnya pada 6 area perubahan, yaitu area Manajemen Perubahan, Penatalaksanaan, Penguatan Akuntabilitas, Manajemen Sumber Daya Manusia, Penguatan Pengawasan dan Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik.

 

Upaya yang dilakukan pada area Manajemen Perubahan adalah dengan menekankan internalisasi perubahan pola pikir dan budaya kerja melalui pelaksanaan briefing pagi setiap pekannya dalam rangka membangun budaya kerja, menanamkan nilai-nilai organisasi dan pemahaman visi misi kepada seluruh pegawai. Perpustakaan Nasional RI pun secara rutin mengagendakan pelaksanaan apel pagi setiap minggunya untuk meningkatkan nasionalisme pegawai. Peningkatan kapasitas pegawai juga dilakukan dengan melakukan Capacity Building bagi seluruh pegawai sebagai upaya meningkatkan semangat satu tujuan dalam menjalankan tugas kedepan, yaitu memberikan pelayanan terbaik untuk masyarakat. Selain itu, juga dibentuk dan ditambahkan jumlah anggota tim Agen Perubahan yang memiliki tugas dan peran sebagai katalis, penggerak perubahan, pemberi solusi, mediator serta penghubung, sehingga meningkatkan kontribusi terhadap perubahan pada unit kerja.

 

Pada area penatalaksanaan telah dilakukan evaluasi organisasi sehingga terbentuk struktur organisasi dan birokrasi yang lebih ringkas dan efisien seperti yang tergambar pada Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional No. 6 Tahun 2020 tentang Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis Perpustakaan Proklamator Bung Hatta.  Dengan terbitnya peraturan tersebut, UPT Perpustakaan Proklamator Bung Hatta pun merevisi serta mengembangkan Standar Operasional Prosedur agar proses pelayanan publikdapat berjalan dengan sistematis, cepat dan tepat. UPT perpustakaan Proklamator Bung Hatta telah mengimplementasikan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik yang terintegrasi dengan Perpustakaan Nasional RI melalui e-kinerja dan mengembangkan layanan perpustakaan berbasis teknologi informasi berbentuk peminjaman online dan akses koleksi melalui inlislite dan website resmi UPT Perpustakaan Proklamator Bung Hatta. Terakhir, pemantauan dan Evaluasi Organisasi terus dilakukan melalui Executive Summary Perpustakaan Nasional RI.

 

Area Sumber Daya Manusia dilakukan dengan mengupayakan pengembangan pegawai berbasis kompetensi dengan mengirimkan pegawai untuk mengikuti pendidikan dan pelatihan, bimbingan teknis, maupun training sesuai dengan minat dan bidangnya masing-masing. Perjanjian Kinerja juga telah disusun oleh seluruh pegawai, sebagai salah satu dasar bagi pimpinan untuk melakukan monitoring, evaluasi dan supervisi atas perkembangan atau kemajuan kinerja pegawai. Monitoring kinerja pegawai juga rutin terukur berdasarkan aktivitas harian melalui sistem terintegrasi, e-kinerja.

 

Pada area penguatan akuntabilitas dengan membuat rencana strategis dan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintahan, dimana keterlibatan pimpinan dalam proses penyusunannya merupakan hal yang fundamental dalam organisasi. Tidak hanya itu, pimpinan juga terlibat aktif dalam pemantauan kinerja pegawai melalui aktivitas e-kinerja, salah satunya dengan melakukan verifikasi langsung terhadap hasil kinerja pegawai.

 

Selanjutnya area Penguatan pengawasan dilakukan dengan mempertegas pengawasan terhadap kemungkinan adanya praktik gratifikasi dan benturan kepentingan dengan membentuk tim pengendalian gratifikasi. Sosialisasi dan public campaign juga sudah dilakukan melalui banner dan informasi publik lainnya. Pelaksanaan audit internal mengenai penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 juga telah dilakukan secara berkala. Pemetaan, analisa dan penilaian dampak risiko dengan menyusun dokumen manajemen resiko yang terperinci sehingga dapat mengelola risiko dengan baik juga sudah dilakukan.

 

Terakhir, pada area Peningkatan Kualitas Pelayanan publik dengan melaksanakan pelayanan berbasis inklusi sosial kepada masyarakat yang bertujuan untuk meningkatkan kualitas hidup dan kesejahteraan secara langsung dengan menyelenggarakan berbagai kegiatan dan pendampingan atau vokasi yaitu;

  1. Sosialisasi Layanan berbasis inklusi sosial dengan pendekatan sistem sosial atau masyarakat dan pendekatan
  2. Workshop Seni Sablon manual dan digital yang bertujuan memberikan ilmu tentang teknik sablon dengan menekankan nilai seni, kreativitas dan komersial.
  3. Workshop teknik menulis cerpen sejarah sebagai upaya memberikan bekal pengetahuan mengenai teknik menulis cerpen sejarah untuk mewariskan nilai kebangsaan yang dapat menghasilkan karya yang bernilai guna.
  4. Workshop Replika Memorabilia ke-bung hatta-an dengan memberikan bekal keterampilan dalam membuat kerajinan berupa replika memorabilia ke-bung hatta-an dengan nilai
  5. Workshop pembuatan media infografis yang membekali peserta untuk menguasai teknik pembuatan media infografis sebagai peluang pemasaran produk atau jasa peserta.
  6. Workshop dan Pendampingan Seni Menyulam Tradisional sebagai andil kami dalam mewariskan kesenian lokal, yaitu sulaman dan memberikan bekal kepada peserta dalam menjadikan seni sulam sebagai salah satu mata pencarian.
  7. Workshop dan Pendampingan Pengelolaan Koperasi yang bertujuan memberikan pengetahuan bagaimana cara pengelolaan koperasi dengan impact peningkatan perekonomian pengelola koperasi dan masyarakat yang terlibat di dalamnya. Kegiatan ini juga merupakan salah satu upaya kami dalam tetap melestarikan nilai dan pemikiran Bung Hatta.
  8. Workshop Seni Fotografi yang bertujuan memberikan bekal teknik seni fotografi yang menghasilkan karya fotografi

 

Pelaksanaan kegiatan-kegiatan tersebut dilakukan dengan berkolaborasi dengan stakeholder, seperti Dinas Pendidikan dan Kebudayaan; Dinas Komunikasi dan Informatika; Dinas Penanaman Modal, Pelayanan Terpadu Satu Pintu, Perindutrian dan Tenaga Kerja;  Dinas Koperasi, UKM dan Perdagangan; Dinas Pariwisata Pemuda dan Olahraga; serta ditayangkan LPP TVRI Stasiun Sumatera Barat dan diliput oleh beberapa surat kabar lokal. Selain itu telah dilakukan kajian tentang pemikiran Bung Hatta dan mempublikasikan hasil kajian baik secara langsung maupun melalui zoom meeting, pengalihan media koleksi-koleksi khusus guna mendukung layanan online, dan perluasan jangkauan layanan dengan menghadirkan perpustakaan keliling ke titik-titik tertentu. Pengintegrasikan keanggotaan dengan Perpustakaan Nasional RI dan Perpustakaan Proklamator Bung Karno dengan menghadirkan kartu anggota berbasis NIK bernama Satu Kartu Terintegrasi (SAKTI) dimana anggota dapat mengakses layanan e-resources juga telah dilakukan. Feedback dari masyarakat sebagai bagian yang menerima pelayanan telah dilakukan dengan melakukan survei kepuasan masyarakat yang dilakukan secara berkala baik menggunakan kuesioner tahunan maupun angket harian. Selain itu, Sistem Pengaduan Pelayanan Publik yang dimonitoring, dievaluasi, dan dilaporkan secara bulanan juga sudah terintegrasi dengan aplikasi SP4N Lapor!.

 

Selain penguatan terhadap 6 area perubahan, Agen Perubahan sebagai bagian dari Reformasi Birokrasi juga telah melakukan beberapa gerakan inovasi perubahan baik dalam internal organisasi maupun pelayanan publik, diantaranya; Pembiasaan Budaya Kerja Positif dan perubahan Pola Pikir dalam bentuk Briefing Pagi; Penciptaan Budaya Kerja Sehat dengan Program Peningkatan Daya Tahan Tubuh (Imun) Pegawai; Diseminasi Informasi Kepustakawanan sebagai upaya pencapaian tujuan organisasi dalam bentuk Pembuatan Video Kemas Ulang Hasil Kajian; Peningkatan Promosi Organisasi dalam bentuk Pembuatan Jingle UPT Perpustakaan Proklamator Bung Hatta; Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik dengan Penyediaan Pojok Baca Instagramable; Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik dengan melakukan Pembaruan Pengumuman Pulang dan Protokol Kesehatan; Diseminasi Informasi Ke-Bung Hatta-an dalam bentuk Pembuatan Video Storytelling; Peningkatan Budaya Pelayanan Prima dengan menciptakan Buku Pedoman Budaya Pelayanan Prima; Mendukung Program Perubahan dalam menciptakan Pelayanan Publik yang lebih mudah dan luas dalam Bentuk Dukungan Program Kartu SAKTI; dan Peningkatan Promosi Ke-Bung Hatta-an dalam bentuk Lagu Generasi Bung Hatta dan Sayembara Cover Lagu.

 

Semoga dengan telah dilakukannya upaya percepatan Reformasi, khususnya pada pembangunan Zona Integritas, UPT Perpustakaan Proklamator Bung Hatta dapat terus maju memberikan pelayanan terbaik kepada pada pemustaka dan masyarakat secara luas. Tentunya hal tersebut tidak bisa terwujud tanpa adanya dukungan dari semua pihak.

 

Penulis            : Rendy Oktriananda

Penyunting     : Christyawan Ridanto Pitoyo