Berita

UPGRADE SISTEM MANAJEMEN MUTU (SMM DARI ISO 9001:2008 KE 9001:2015) SEBAGAI KOMITMEN UPT PERPUSTAKAAN PROKLAMATOR BUNG HATTA UNTUK MENJAGA KONSISTENSI MUTU LAYANAN

  • 05MAR2018 0
posted by Maynardo Ricard, S.T

BUKITTINGGI - UPT Perpustakaan Proklamator Bung Hatta telah mendapatkan sertifikat ISO 9001:2008 dengan nomor sertifikat QMS/518 per 4 Desember 2015 lalu. Sertifikat ini diberikan atas pemenuhan Sistem Manajemen Mutu (SMM) Seksi Pelayanan Informasi Perpustakaan terhadap persyaratan SNI ISO 9001:2008 dengan ruang lingkup sertifikasi Pelayanan Informasi Perpustakaan.
Fokus kepada pelanggan dengan pendekatan proses untuk terus melakukan perbaikan berkesinambungan merupakan beberapa prinsip manajemen mutu. Seksi Pelayanan Informasi Perpustakaan menerapkan SMM tersebut demi meningkatkan kepuasan pemustaka. Pemustaka menghendaki layanan yang memuaskan kebutuhan dan harapan mereka. Kebutuhan dan harapan tertuang dalam persyaratan pelanggan dan persyaratan produk/proses. Persyaratan ini dapat dirinci oleh pelanggan atau organisasi. Persyaratan ini tertuang dalam standar layanan.
Standar layanan yang diukur mengacu pada visi dan misi serta kebijakan mutu yang telah ditetapkan. Menurut klausul 5.4.2 SNI ISO 9001:2008, perencanaan SMM telah dilakukan sesuai dengan persyaratan klausul 4.1, termasuk sasaran mutu. Klausul 4.1 tentang persyaratan umum SMM dan klausul 5.4.1. tentang perencanaan sasaran mutu.
Berdasarkan sasaran mutu dalam ISO 9001:2008 yang telah ditetapkan UPT Perpustakaan proklamator Bung Hatta disebutkan standar waktu yang diperlukan untuk pelayanan kartu anggota perpustakaan adalah dua belas menit. Berikutnya standar waktu pelayanan sirkulasi (peminjaman, pengembalian dan perpanjangan) koleksi dengan waktu tiga menit. Kemudian kepuasan pelanggan untuk kategori baik adalah 80%.
Untuk itu, komitmen manajemen puncak sangat diperlukan untuk mengembangkan dan meningkatkan efektivitas SMM seperti tertuang dalam klausul 5.1. Oleh karena itu menurut klausul 8.1 SNI ISO 9001:2008, organisasi harus merencanakan dan menerapkan proses pemantauan, pengukuran, analisis dan perbaikan yang diperlukan untuk memperagakan kesesuaian terhadap persyaratan produk.
Komitmen manajemen itu diperlukan dalam menerapkan SMM jika ingin mempertahankan sertifikat ISO, karena tolok ukurnya adalah tercapainya kepuasan pelanggan atau pemustaka dan efektivitas tindakan perbaikan hasil audit sebelumnya. Untuk itu, UPT Perpustakaan Proklamator Bung Hatta harus terus berbenah memperbaiki hal-hal yang kurang mulai dari sarana prasarana, sumber daya manusia, prosedur/sistem kerja sampai dokumentasinya. Agar terwujudnya Sistem Manajemen Mutu yang berkesinambungan dan tercapainya Visi dan Misi serta Sasaran Mutu Organisasi.
Pada tahun 2018 ini, UPT Perpustakaan Proklamator Bung Hatta kembali melaksanakan Resertifikasi ISO. Tujuan Resertifikasi ISO sehubungan dengan akan berakhirnya jangka waktu Sertifikat SMM ISO 9001:2008 di UPT Perpustakaan Proklamator Bung Hatta pada tanggal 21 September 2018. Untuk menjaga konsistensi mutu, maka pihak perpustakaan harus segera melanjutkan atau mengupgrade Sertifikasi SMM ISO 9001:2008 menjadi SMM ISO 9001:2015 untuk periode 3 (tiga) tahun berikutnya yaitu Tahun Anggaran 2019 – 2021.
Pelaksanaan Upgrade Sistem Manajemen Mutu (SMM dari ISO 9001:2008 ke 9001:2015) di layanan Perpustakaan Proklamator Bung Hatta adalah hal yang sangat penting. Karena apabila tidak dilaksanakan maka Sertifikat SMM akan dicabut. Di samping itu, sesuai dengan tujuan SPIP yang tertuang dalam PP Nomor 60 tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah, maka UPT Perpustakaan Proklamator Bung Hatta akan melaksanakan Upgrade SMM dari ISO 9001:2008 ke 9001:2015.
Seperti kita ketahui bersama penerapan SPIP adalah salah satu dari pelaksanaan reformasi birokrasi yang merupakan tuntutan yang harus dilaksanakan oleh semua lembaga di negara tercinta ini. Dengan adanya SPIP melalui sertifikasi ISO, maka pengendalian yang terus menerus dalam hal ini pemantauan kepuasan pelanggan di Perpustakaan Proklamator Bung Hatta dapat tercapai. Sehingga perpustakaan akan mengalami peningkatan secara berkelanjutan berdasarkan pada pengukuran tujuan instansi. Karena, suatu instansi dikatakan sudah baik adalah melalui sebuah Sistem Manajemen Mutu yang terdokumentasi, diterapkan dan diakui oleh sebuah badan bertaraf internasional seperti sertifikasi ISO:9001.
Pelaksanaan Upgrade Sistem Manajemen Mutu (SMM dari ISO 9001:2008 ke 9001:2015) di layanan Perpustakaan Proklamator Bung Hatta akan dilaksanakan sesuai jadwal yang telah direncanakan. Dalam rangka kegiatan tersebut, maka pada tanggal 26 Januari 2018 bertempat di Ruang Seminar UPT Perpustakaan Proklamator Bung Hatta telah dilaksanakan rapat persiapan. Agenda rapat persiapan tersebut terdiri dari: hasil audit eksternal 2017, tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya, perubahan yang dapat mempengaruhi SMM, dan usulan/saran-saran untuk perbaikan.
Kemudian pada tanggal 5 - 8 Februari telah dilaksanakan Pendampingan Upgrade Sistem Manajemen Mutu (SMM dari ISO 9001 : 2008 ke 9001 : 2005) dengan agenda kegiatan:
- Diagnostic Assesment dilaksanakan pada tanggal 5 – 6 Februari 2018, Tim Pendampingan melakukan tinjauan lapangan terkait sarana prasarana dan dokumen ISO tahun 2017;
- Training dan Workshop dilaksanakan tanggal 7 – 8 Februari 2018 di Ruang Seminar UPT Perpustakaan Proklamator Bung Hatta. Kegiatan yang diselenggarakan selama 2 (dua) hari tersebut berisi pengarahan dari Tim Pendampingan Upgrade Sistem Manajemen Mutu.
Rapat persiapan serta Training dan Workshop dihadiri oleh Top Manajemen, Wakil Manajemen, Kepala Sub Bagian Tata Usaha, Kepala Seksi Kerjasama dan Promosi Perpustakaan, Kepala Seksi Pengembangan dan Pelestarian Bahan Pustaka, Tim Pengendali Dokumen, Tim Pengendali Rekaman, Tim Audit Mutu Internal, dan Staf Pelayanan Informasi Perpustakaan/Karyawan Lingkungan UPT Perpustakaan Proklamator Bung Hatta.
Tim Pendampingan dihadiri oleh Bapak Agusyarief M. dan Bapak Agus Zulfaqar. Pengarahan yang disampaikan adalah terkait dengan pelaksanaan Upgrade Sistem Manajemen Mutu (SMM dari ISO 9001: 2008 ke 9001:2015) yang membahas tentang:
a. Apa Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2015;
b. Pembentukkan Unit Pengelola Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2015 (Tim ISO). Tugas dan tanggung jawab Unit Pengelola Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 UPT Perpustakaan Proklamator Bung Hatta;
c. Analisis Risiko berkaitan dengan isu konteks organisasi (isu dari luar atau eksternal yang mempengaruhi layanan yang diberikan). Termasuk di dalamnya dibahas mengenai isu internal, pemetaan kebutuhan atau keinginan dan harapan pihak berkepentingan. Begitu pula apa rencana aksi dan mitigasi, siapa penanggung jawabnya dan bagaimana monitoring kegiatannya agar risiko dan peluang dapat teratasi dengan baik;
d. SNI ISO 9001-2015;
e. Pedoman Sistem Manajemen Mutu.
Kemudian kegiatan dilanjutkan dengan diskusi dan tanya jawab yang membahas tentang hal-hal terkait dengan penjelasan mengenai proses transisi Upgrade Sistem Manajemen Mutu (SMM dari ISO 9001: 2008 ke 9001:2015) dan pembahasan untuk menentukan hal-hal yang terkait dengan analisis risiko, baik isu eksternal maupun isu internal.
Dijelaskan bahwa Tim Pendampingan akan datang kembali pada bulan April untuk Penerapan Sistem (ISO 9001:2015). Selanjutnya pelaksanaan Audit Internal akan dilaksanakan sesuai dengan jadwal yang sudah dikirimkan dan dibagikan kepada pihak yang berkepentingan. Dan Audit Ekternal dilaksanakan pada saat pelaksanaa Upgrade………Adapun mekanismenya akan dibicarakan lebih lanjut pada Tim Pendampingan bulan April mendatang. Dalam kesempatan tersebut, Tim Pendampingan menjelaskan bahwa ISO 9001:2015 lebih menekankan pada definisi lingkup Sistem Management Mutu daripada yang ada pada ISO 9001:2008.
Lingkupnya menetapkan batas-batas dari Sistem Manajemen Mutu organisasi dan mengidentifikasi penerapannya. Klausul 4.3 membutuhkan penetapan ruang lingkup dengan mempertimbangkan konteks organisasi. Karena inti dari ISO 9001: merinci persyaratan dalam sistem manajemen mutu, bila organisasi perlu menunjukkan kemampuannya dalam menyediakan produk/jasa yang memenuhi persyaratan pelanggan dan peraturan yang berlaku serta meningkatkan kepuasan pelanggan.
Bapak Purwanto, S.IPI, selaku Top manajemen juga menuturkan bahwa dengan melaksanakan kegiatan Upgrade Sistem Manajemen Mutu (SMM dari ISO 9001:2008 Ke 9001 : 2015) maka berarti juga menyatakan komitmen segenap jajaran UPT untuk menjaga konsistensi mutu layanan menuju perubahan ke arah yang lebih baik. Dalam rangka melayani kebutuhan masyarakat Kota Bukittinggi dan sekitarnya dalam hal kepustakaan dan pendidikan. Karena sesuai dengan fungsinya sebagai lembaga publik, UPT Perpustakaan Perpustakaan Proklamator Bung Hatta memiliki peranan sentral dalam usaha mencerdaskan kehidupan bangsa. Tentunya harus dapat mempertahankan sertifikat ISO yang sudah diperoleh sejak tahun 2015.
Dan tulisan ini semoga dapat bermanfaat agar kegiatan Upgrade Sistem Manajemen Mutu (SMM dari ISO 9001:2015) sebagai upaya untuk mempertahankan sertifikat ISO menjadi komitmen di UPT Perpustakaan Proklamator Bung Hatta untuk menjaga konsistensi mutu layanan. [Imas/Pustakawan PPBH]

Galeri Foto



-->
Pemutakhiran

Perpustakaan Nasional Republik Indonesia

Jl. Salemba Raya 28A Kotak Pos 3624
Jakarta 10002 - Indonesia

Jam Layanan

Senin - Jumat : 09.00 - 15.00 (WIB)

Kontak Kami

(021) 929 209 79
(021) 392 7919; (021) 319 084 79 (fax)
info@perpusnas.go.id

Pernyataan Privasi | Ketentuan Penggunaan
© 2014 UPT Bung Hatta. All Rights Reserved.
Anda pengunjung ke 91165
©2015 Perpustakaan Nasional Republik Indonesia